【始めの一歩】チャットワークの導入目的と基本的な使い方

Share Studyでは、基本的にリモートワークで離れた地域のメンバーと一緒にメディア運営を行います。メンバー間による情報共有と活動の展開を見据えたチーム作りをするために「チャットワーク」を導入してコミュニケーションを取っています。

参考

チャットワーク(chatwork) │ ビジネスが加速するクラウド会議室

チャットワークとは

業務の効率化を進めるために設けられたコミュニケーションツールです。LINEやFacebookだと使っている方が限られているので、仕事用と割り切ってチームで使用できるのが何よりのメリットだと思います。チャットでのコミュニケーションだけでなく、タスク管理もでき、「Zapier」というWebアプリの連携サービスを使うことでGoogleカレンダーの予定通知をすることが可能です。

チャットワークでできること

  • チャット
  • タスク管理
  • ファイル共有(管理自体はGoogleドライブを用いて行う)
  • ビデオ通話/音声通話(←基本使用しないでSkypeを使用する)
  • (カレンダー通知)

その他の有名な仕事用チャットツールには「Slack」というものがあります。チャットワークは日本発で、比較的なじみやすいと思い採用しましたが、Slackでもほぼ同様のことができます。

Share Studyにおけるチャットワークの使い方

主にチャットによるコミュニケーションツールタスク管理カレンダー通知として用います。

ファイル管理はチャットワーク上では正直使いにくいので、資料はGoogleドライブ上にまとめます。また、通話もWeb上でしか行えず、あまり品質の良いものではなかったため、基本的にはSkypeを用いて行うこととします。

普段、顔の合わせる機会を持てないことは組織運営をする上でやはり致命的だと思います。少しでも、チームとして動くためにも、各々が何を行っているのかといった情報共有をすることはとても大事なことのはずです。何をどのような理由でどのように行っているのか分からなければ、お互いに協働することは難しいでしょう。そこで、なるべく最低限の情報は共有できるようにチャットワークを導入しました

チャットをする際にも、なるべく個人間の連絡は避けるようにしましょう。少なくとも、所属するグループ(例:編集部)に関わる話題を話す際は、グループ内で参加者に分かるようにしてください。同じ情報を別々に送るのは二度手間です。グループにてコミュニケーションしてくれれば、随時お互いに確認することができます。

Share Studyに関わるような情報は積極的に共有するようにしましょう!

  1. メンバー個々の状況やタスクを見える化し、情報共有を行うためにチャットワークを導入
  2. 共有すべき情報はなるべくグループチャット内で会話し、コミュニケーションコストを削減すること

チャットワークの基本的な使い方

チャットワークはWeb上でもログインして使用することができますが、パソコンを用いる際はソフトウェアをダウンロードしてしまってください。Android、iOSともにアプリもありますので、スマホ・タブレットにも導入しておきましょう。ダウンロードページにそれぞれまとめっています。

参考

ダウンロードチャットワーク(chatwork)

チャットワークの導入

以下がチャットワークの基本的な画面です。

(ちょっと見づらいですが)、左側にチャット一覧、真ん中がチャット画面、右にタスク管理、右上にメンバー表示個人設定となっています。

デスクトップアプリには右上に「+」マークがあり、クリックすると以下のポップで出てきて、アプリ内で随時チェックできるようになります。まとめてチャットツールを管理できるのは大変便利ですね。

チャットワークには「マイチャット」という自分専用のチャットがあります。こちらに個人的なタスクを登録したり、メモなどを残しておくことができます。先ほど紹介した「Zapier」を連携させれば、個人的な予定通知をする場所として使用することもできます。

チャットワークに登録したら、なんでもいいのでプロフィール写真を設定しておいてください。アイコンですぐに誰だか判断できるからです。自分のためではなく、他の人のためにも設定しておきましょう

チャットワークでのタスク管理

タスクは自分のだけではなく、他の人のも指定できます。タスクをきちんと追加して、グループ内のメンバーに「見える化」させられるようにしましょう

右上にあるツールバーにはすべてのタスクの登録数が表示されます。クリックすると、すべてのタスクがリスト表示され期限に適したタスクが自動的に整理されていきます。

チャットの使い方

チャットはHTMLのようになっていて編集して投稿できたり、一度投稿したチャットも編集し直せたりします。

選択することで簡単に引用や返信もでき、リマインダーとして自動で流れてきた予定もすぐさまタスクとして登録も可能。返信だけでなく、必要な相手に「To」を付けてチャットを送れるといった基本機能も備えているんです。使いこなせればかなり有能なチャットツールだと分かるはず!

「インフォメーションボックス」を使いこなすことで、ただのチャットと区別した情報を送ることもできます

頻度高めにインフォメーションボックスを使うので、自分はEvernote上に登録してすぐ使えるようにしてあります。ソフトウェアのEvernoteなら以前使ったノートがすぐさま表示されるので、比較的楽に呼び出せるし、検索機能も優れているのでおすすめ!ちなみにEvernoteは情報整理をするのに長けているメモアプリです。

▼インフォメーションボックスのコード
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最後に

チャットワークの導入意義と使い方をもう一度まとめよう。

  1. メンバー個々の状況やタスクを見える化し、情報共有を行うためにチャットワークを導入
  2. 共有すべき情報はなるべくグループチャット内で会話し、コミュニケーションコストを削減すること

チャットワークに限らず、チームに関することはなるべく共有できるようにするのが理想でしょう。何でもかんでも情報を流すのはどうかと思いますが、最低限の情報を自分で「編集」して、伝えるようにしましょう!

情報社会において、情報を収集し取捨選択するといった技術は重要なのは言うまでもないですよね。Share Studyは個人で動くことは個々人が好きに行い、チームでやった方がいいことはチームで行うというスタンスで運営しています。

チームのためになる情報なら、積極的に共有していきましょう!

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